Home FAQ
Als eerste is het nodig dat je een goed Programma van Eisen (PvE) hebt. Handig is om door ons een testfit te laten uitvoeren. Er is dan een beoordeling of de beoogde locatie wel geschikt is om aan de eisen te kunnen voldoen en welke kosten met de verhuizing naar de locatie gemoeid zouden zijn.
Van belang natuurlijk zijn natuurlijk ook de wensen in relatie tot de kiezen locatie. Is bereikbaarheid met openbaar vervoer belangrijk, of moet er juist voldoende parkeermogelijkheid in de buurt zijn?
Er zijn twee soorten kosten: gebouw gebonden kosten en niet gebouw gebonden.
Bij gebouw gebonden moet je denken aan alles wat ‘vast’ zit: de vloerafwerking, wanden en deuren, entreepuien, schilder- en sauswerk, pantry’s, aanpassingen aan brandmeldcentrales, data-installaties en voorzieningen voor water en elektriciteit. De gebouw gebonden kosten zijn dus de kosten die nodig zijn voor de inrichting van het pand. Het gewenste opleveringsniveau bepaalt de hoogte van de kosten. Goed om te weten: een deel van deze kosten kan ook een rol spelen in de onderhandelingen met de verhuurder.
Niet gebouw gebonden kosten zijn de kosten voor alles wat je bij wijze van spreken zo weer mee zou kunnen nemen. Denk aan bureau's, bureaustoelen, kasten, vergadertafels en -stoelen, ander meubilair, planten en verlichting. In een aantal gevallen kan een deel van het meubilair dat je al hebt, meeverhuizen naar de nieuwe locatie.
Onze investeringswijzer helpt om alvast een beeld te vormen.
Alle ruimten samen bepalen de vierkante meters. Dan heb je het over vaste werkplekken, maar ook vergaderruimten, ontmoetingsplekken, concentratieplekken, een lunchgedeelte en noem maar op. Ook niet te vergeten zijn andere ruimten: bijvoorbeeld voor een kopieerapparaat, opslag van materialen of het tijdelijk neerzetten van vuilnis.
Voor een eerste indicatie gebruik je onze reken-tool. Bereken het Zelf
Dat is afhankelijk van de bezettingsgraad en de manier waarop je als organisatie wilt werken. Bijvoorbeeld: veel samen of juist alleen, eigen vaste werkplekken of juist flexplekken. Het is goed bij de keuzes de medewerkers te betrekken. We ondersteunen daarin door het houden van inzicht-sessies. Voor grotere organisaties (vanaf plusminus vijftig medewerkers) zetten we een Digitaal Interview in voor alle medewerkers. We vragen niet wat ze allemaal willen, maar laten keuzes maken wat echt belangrijk is. Hierbij gaat het niet alleen om aantallen (kwantitatief), maar ook om kwalitatieve input. Dan gaat het om de sfeer en het gevoel dat de nieuwe inrichting moet gaat uitstralen.
Voor een eerste indicatie gebruik je onze ‘Bereken het zelf-tool. Klik hiervoor op de button in het hoofdmenu.
Elke soort activiteit vraagt een bepaalde soort werkplek. Je wilt je werknemers dus een werkplek bieden die past bij de activiteiten die ze uitvoeren. Als er veel telefoontjes zijn, kan het plaatsen van speciale akoestische bel-huisjes handig zijn. Als een groot deel van de tijd echt concentratie nodig is, zijn gesloten focusruimten te verkiezen. Als bijeenkomsten bedoeld zijn om op een creatieve manier samen oplossingen te zoeken, maak je een brainstormruimte in plaats van een formele vergaderruimte.
Voor een verhelderd zicht welke soort werkplekken nodig zijn en in welke verhouding, houden we bij grotere organisaties een Digitaal Interview onder alle medewerkers. In kleinere organisaties houden we inzicht-sessies. We analyseren de output en geven een Ruimte Analyse Advies voor de nieuwe kantoorinrichting. Dat legt een stevige basis voor het Programma van Eisen (PvE). Het geeft aan welke inrichting de medewerkers het best zal ondersteunen om optimaal te presteren en zich prettig te voelen in de nieuwe werkomgeving.
Hybride werken betekent een combinatie van werkplekken. Bijvoorbeeld thuis, werkplekken die je ergens onderweg kunt boeken of op kantoor zelf. Door de digitalisering kunnen we op heel veel soorten plekken en plaatsen ons werk doen. Hybride werken staat dus voor het flexibel kunnen kiezen van de locatie waar je het werk doet. Afhankelijk van het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie en persoonlijke voorkeuren van medewerkers.
De ene medewerker die thuis een goede aparte werkkamer heeft, zal daar het werk willen doen dat concentratie vereist en op kantoor willen zijn om met collega’s fysiek te overleggen. De ander met verschillende taken op een dag zal onderweg even snel mails willen afhandelen om vervolgens op kantoor een kennissessie bij te wonen en geconcentreerd een voorstel uit te werken omdat er thuis te veel afleiding is.
Hybride werken vraagt om goede ondersteuning in apparatuur en communicatiemiddelen. Maar vraagt ook om goed leiderschap, kunnen sturen op afstand en mogelijkheden benutten om samen nog steeds verbonden te zijn.
Voor de kantoorinrichting betekent het een inrichting die tegemoetkomt aan de wensen voor verschillende soorten werkplekken, het goed managen om piekbelasting te voorkomen en het creëren van ruimten voor ontmoeten en samen zijn.
Plattegronden lezen is niet voor iedereen even gemakkelijk. We maken daarom ook 3D-impressies die een meer ruimtelijk gevoel geven. Panorama-foto’s en -video’s kunnen ook de ervaring van ‘door de ruimte’-lopen geven.
In de ontwerpfase werken we ook vaak met virtual reality. We hebben een VR-room waar je met een VR-bril op al bijna levensecht door de ruimte kunt lopen. Hierdoor kunnen sneller beslissingen worden genomen over de indeling en de look & feel. Met een druk op de knop kunnen we verschillende indelingsvarianten laten zien en materialen aanpassen.
Een slechte akoestiek is een van de grote afleiders om het werk te kunnen doen, het is zelfs slecht voor de gezondheid van medewerkers.
We houden geluidsproeven en -metingen om vast te stellen hoe groot het probleem is en welke ingrepen nodig zijn om de problemen op te lossen.
Bij een (her)inrichting is het van belang te zorgen dat er geen geluid van de ene naar de andere ruimte kan ‘’lekken’’. Het betekent een goede afdichting tussen plafond en wand en bijvoorbeeld ook bij verwarmingsleidingen die van de ene naar de andere ruimte lopen.
Materiaalkeuze heeft veel impact op de akoestiek. Denk aan het plafond en de vloerafwerking. Ook wandtegels kunnen zorgen voor een aanmerkelijke verbetering. Er zijn ook veel innovaties in flexibele en verrijdbare panelen die ook esthetisch een aanvulling zijn bij projectinrichting. De mogelijkheden zijn legio. Wij geven er graag advies over.
Licht is enorm belangrijk voor ons welzijn en productiviteit. Een goed lichtplan zorgt voor het juiste licht bij de verschillende werkplekken en houdt bovendien rekening met het soort licht en de intensiteit op het moment van de dag. In de ochtend mag het meer zijn, het eind van de middag vraagt om andere kleurtonen. Een goed lichtplan houdt hier allemaal rekening mee. Door de ontwikkeling in ledverlichting is een lichtplan ook vaak energiezuinig. We geven graag advies wat past bij jullie projectinrichting.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de werkelijke bouwtijd efficiënt kan zijn. Tijdig schakelen is ook van belang omdat aanpassingen in installaties als het gaat om klimaat, data en elektriciteit vroegtijdig moeten worden ingeboekt. Levertijden spelen uiteraard een rol. Hou rekening met vier maanden bouwtijd en twee maanden voorbereidingstijd. In de periode daarvoor moeten uiteraard wel de knopen zijn doorgehakt over ontwerp en budget.
Dat kan zeker. Een voorbeeld van een duurzame oplossing is kiezen voor meubels die tegen een stootje kunnen en langer meegaan. Hergebruik van eigen materialen of die gebruiken voor andere toepassingen is zeker ook duurzaam.
Ook zijn er veel mogelijkheden voor gebruik van gerecycled materiaal. Goed meubilair is voorzien van duurzaamheidscertificaten.
In onze keuze voor leveranciers hebben we er speciale attentie voor en volgen we de nieuwste ontwikkelingen en product-innovaties. Er zijn veel mogelijkheden die laten zien dat mooi design en duurzaamheid ook bij elkaar horen.
Dus ja: een nieuwe kantoorinrichting kan zeker ook duurzaam zijn. Ook goed om te weten: Profile Project is Breeam-NL waarmee er een certificering is voor een duurzaam gebouwde omgeving.