Kennis Draagvlak
De meeste mensen houden van nature niet van veranderingen. Zeker niet als ze het nut ervan voor zichzelf niet inzien. Ook veranderingen in de werkplekomgeving kunnen op weerstand stuiten. Het kan de locatie zijn of het verlies van een eigen vaste werkplek met ingelijste gezinsfoto’s.
De keuze voor een nieuwe kantoorlocatie, andere kantoorinrichting of een compleet nieuw werkconcept kan een grote verandering inzetten voor medewerkers. Met een goed ontwerp en de realisatie ervan zet je uiteraard een grote stap naar die verandering. Maar als de medewerkers (toch het grootste kapitaal in een onderneming) zich niet betrokken voelen, is de kans op flink enthousiasme een stuk minder groot.
Maak duidelijk wat de reden is voor de verandering
Maak als eerste duidelijk wat de reden is voor de gewenste verandering. Voorbeelden zijn ‘hokjescultuur’, ruimtegebrek of een aflopend huurcontract.
Bepaal ook goed wat het doel is. Bijvoorbeeld betere communicatie en samenwerking, meer efficiënt gebruik van de ruimte of een inrichting die passender is bij het bedrijfsimago. Betrek medewerkers ook bij die doelen. Wat vinden zij? En wat is voor hen belangrijk als ondersteuning om hun werk en activiteiten goed te kunnen doen.
Het interieurontwerp als positieve kracht
De medewerkers zijn degene die in de nieuwe kantoorinrichting moeten kunnen floreren, zich thuis voelen. Zij zijn degenen om wie het allemaal draait, voor wie het is. De nieuwe indeling en het ontwerp is in die zin dienend. Het interieurontwerp moet een positieve kracht zijn achter verbetering en ontwikkeling van de organisatie.
Maak een helder stappenplan om de inbreng van medewerkers in de verschillende fasen te borgen. Doe ook aan verwachtingsmanagement, bijvoorbeeld omdat er financiële belemmeringen kunnen zijn om het een of het ander te realiseren.
Draagvlak ontstaat door medewerkers te betrekken in het proces. Communiceren alleen leidt niet tot omarming van nieuwe concepten en ideeën. Voer daarom ook gebruikersonderzoeken uit onder de medewerkers tijdens het proces. Dan krijg je inzicht in wat medewerkers echt belangrijk vinden.